使用Outlook在线存档功能 / Outlook Online Archive Feature Now Available
BUT的IT部门已为所有 BSL 用户启用了在线存档功能。该功能在所有版本的 Outlook 中可用，包括经典版、新版和网页版。
The BUT IT team has enabled the online archive feature for all BSL users. It's available in all versions including Outlook Classic, New Outlook and Outlook Web.
我们之前建议创建本地 PST 文件来存储旧邮件。然而，使用在线存档有以下显著优势。
Previously, we suggested creating a local PST file to store old emails. However, there are advantages to using online archives.
1.PST 文件仅适用于经典版 Outlook, 而且较大的 PST 文件会减慢计算机和 Outlook 的运行速度。
1.PST files only work with Classic Outlook. Besides, large PST files can slow down your computer and Outlook performance.
2. PST 文件受限于设备的存储容量，而在线存档为每个 Office 365 E3 账户提供高达 1.5TB 的在线存储空间，释放本地设备的存储空间。
2. PST files are limited by the storage capacity of your device, while Online Archive has up to 1.5TB of online storage for each Office 365 E3 account and frees up space on your local device.
您可以在此处查看您的 Office 365 许可证。
Note: Check your Office 365 license here.
3. PST 文件只能在存储该文件的设备上访问，而在线存档可以从任何有互联网连接的设备访问。
3.PST files are accessible only from the device where the file is stored, while online archives are accessible from any device with an internet connection.
4.在线存档简化了自动保留策略。设置自动存档策略
4.Online archive simplifies automated retention policies. Set Up Auto-Archiving Policies:
- 默认策略：2 年以上的邮件将自动移动到在线存档。
- Default Policy: Emails older than 2 years are automatically moved to the Online Archive.
- 自定义策略：右键单击想要修改的文件夹
- Custom Policy: Right-click on a folder.
在经典版 Outlook：选择“属性” > “策略” > “在线存档”。
In Outlook Classic
Select Properties > Policy > Online Archive.
在新版 Outlook 或 Outlook 网页版：选择“分配策略” > “存档策略”。
In New Outlook or Outlook Web
Select Assign policy> Archive policy.
选择所需的保留策略（例如，1 年、5 年）。注意：选择 Parent Folder Policy就是选择上文提到的默认策略。
Choose the desired retention policy (e.g., 1 year, 5 years). Note: Use Parent Folder Policy means default policy above.
了解更多，请点这里： 在电子邮件上分配和查看保留策略 - Microsoft 支持
Read more, visit here: Assign and view retention policies on email messages - Microsoft Support
最后，这封邮件由 Microsoft 的 AI 工具 Copilot 提供支持。请点这里试用。Microsoft Copilot
In the end, this email is powered by Copilot, Microsoft's AI tool. Have a try here. Microsoft Copilot
BSL IT Helpdesk
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